"Nhân viên văn phòng hiện đại vẫn còn ít"

Thứ tư, 24 Tháng mười một 2004, 19:11 GMT+7
  • Nhan vien van phong hien dai van con it
    Nhân viên văn phòng hiện đại là người có kiến thức, kỹ năng để hiểu và chia sẻ công việc với lãnh đạo
    Từng phối hợp với Thời báo Kinh tế Sài Gòn nghiên cứu về hệ thống nhân sự ở 100 doanh nghiệp ở VN, từng tư vấn tái cấu trúc nhân sự cho nhiều công ty có tiếng như Vinausteel, bút bi Thiên Long, dệt Thành Công..., ông Nguyễn Ngọc Chiến - GĐ Công ty Tư vấn phát triển nguồn nhân lực BBC, rất bức xúc về vấn đề bố trí và sử dụng nhân sự trong các doanh nghiệp, đặc biệt là đội ngũ nhân viên văn phòng (NVVP).

    Ông Chiến nhận xét: "Đội ngũ NVVP chuyên nghiệp, bản lĩnh vẫn còn ít, trong khi những người không chuyên lại nhiều hơn. Họ chỉ làm một số việc khá nhàn hạ như đánh máy, in ấn những tài liệu có sẵn, lưu chuyển các công văn, mua sắm văn phòng phẩm, dọn dẹp văn phòng... mà không biết hoạch định những công việc của văn phòng, không đặt ra những bài toán hiệu quả công việc. Khi được yêu cầu tổ chức một cuộc hội thảo, họ hết sức lúng túng, không làm được. Họ thụ động trong công việc...".

    * Ông có thể nói cụ thể hơn?

    Tôi lấy vài ví dụ cụ thể để so sánh: đối với NVVP không chuyên nghiệp, khi sếp yêu cầu đánh máy một văn bản để gửi đi, cô ta (hoặc anh ta) thường chờ sếp viết nháp rồi gõ lại nguyên xi, rồi đưa lại cho sếp sửa, sửa đến khi nào sếp thấy ưng ý thì thôi. Trong trường hợp sếp bận, không viết nháp được, cô ta thụ động chờ, sếp hỏi thì nói "em không hiểu, nên không dám làm", hoặc tại máy hư, em chưa làm được".

    Từ những phân tích về xu hương tuyển dụng NVVP hiện nay, Công ty Tư vấn phát triển nguồn nhân lực BCC (số 1-2 Phan Tôn, Q1, ĐT: 8 205040) đã đưa ra một chương trình đào tạo "đa năng", khai giảng vào ngày 01-12-2004.

    Chương trình học kéo dài một năm, đào tạo các kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng: kỹ năng phát triển cá nhân và phát triển nghề nghiệp; kỹ năng tổ chức hội họp - hội thảo; kỹ năng làm việc theo đội nhóm...

    Trong tổng số 1.152 tiết học, số tiết thực hành tại lớp và tại doanh nghiệp chiếm 70%. Bên cạnh nguồn giảng viên từ các trường ĐH, còn có đội ngũ giám đốc nhân sự của các công ty Interfloor, Pepsi Cola, Thiên An...

    Ngược lại, nếu là NVVP chuyên nghiệp thì chỉ cần sếp nói nội dung sự việc là đã có thể tổng hợp viết được một văn bản hoàn chỉnh, phải bôi đỏ, bôi vàng vào những điểm cần lưu ý để trao đổi với sếp hoàn chỉnh văn bản. Một ví dụ khác: khi sếp đi vắng, có người gọi đến, NVVP không chuyên nghiệp sẽ báo "sếp đi vắng" rồi cúp máy, hoặc thêm câu "ông có để lại lời nhắn gì không?". Một NVVP chuyên nghiệp thì khác, sẽ đề nghị khách cho biết có yêu cầu gì để có thể "áng chừng" một thời điểm thích hợp cho một cuộc gặp gỡ với sếp, chuẩn bị được các tài liệu cần thiết để trình với sếp về vấn đề khách sẽ đề cập...

    Như vậy, NVVP chuyên nghiệp là người hoạch định được công việc và hoàn thành hiệu quả công việc, không đổ lỗi cho hoàn cảnh, hiểu, chia sẻ được công việc với sếp. Họ biết phạm vi quyền hạn của mình đến đâu và làm tốt trong phạm vi đó.


    * Xin ông cho biết xu hướng tuyển dụng NVVP hiện nay?

    - Xu hướng hiện nay là "lợi người, tiện việc", tức là NVVP phải đa năng. Không ai thích tuyển hai - ba người vào làm hai - ba phần việc gần như nhau, mỗi người làm một kiểu để rồi phải trả hai - ba suất lương. Hiện nay, các doanh nghiệp thường tuyển NVVP làm được nhiều việc: thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có một ít kiến thức về kế toán, kinh doanh, tiếp thị...

    Nói đơn giản, NVVP phải là trợ thủ của nhà quản lý, phải giúp việc được cho nhà quản lý. Một yêu cầu khác đối với NVVP là phải giỏi kỹ năng thực hành để làm việc hiệu quả. Hiện nay, tốc bộ phát triển mọi mặt được tính từng ngày, từng giờ nên tính sáng tạo, linh hoạt của NVVP cũng là một đòi hỏi bức thiết. NVVP không thể là những người làm việc máy móc, cứng nhắc.

    * Như vậy, một NVVP "chuẩn" hiện nay là người như thế nào, theo ông?

    - Họ là người "đa năng" như tôi đã nói trên. Ngoài những kỹ năng không thể thiếu như soạn thảo văn bản, văn thư lưu trữ, tổ chức hội nghị - hội thảo... họ còn cần thêm các kỹ năng, phát triển cá nhân (như biết cách học hỏi, lắng nghe, biết xác định mục tiêu để hành động, tư duy sáng tạo, quan hệ - giao tiếp, đối nội - đối ngoại...) và các kỹ năng phối hợp với đồng sự để đạt hiệu quả chung.

    * Xin cảm ơn ông về cuộc trao đổi này!

    Theo Phụ nữ TP.HCM

    Việt Báo
    Ý kiến bạn đọc

    Viết phản hồi

    Nhận xét tin "Nhân viên văn phòng hiện đại vẫn còn ít"

    Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết "Nhân viên văn phòng hiện đại vẫn còn ít" bằng cách gửi thư điện tử tới vietbao.vn. Xin bao gồm tên bài viết Nhan vien van phong hien dai van con it ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc "Nhân viên văn phòng hiện đại vẫn còn ít" ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Lao Động & Việc Làm của chuyên mục Việc Làm.

    Bài viết mới:

    Các bài viết khác:

       TIẾP THEO >>
    VIỆT BÁO - VIỆC LÀM - LAO ĐỘNG & VIỆC LÀM