Người thương thảo

Thứ bảy, 22 Tháng chín 2007, 05:02 GMT+7
  • Nguoi thuong thao

    TS- "Tôi muốn Bill tham gia vào nhóm cải thiện quy trình của chúng tôi", trưởng nhóm nói với trưởng phòng của Bill. Vị trưởng phòng tỏ vẻ không hài lòng vì Bill là một trong những nhân viên giỏi nhất của cô ấy.

    Trưởng nhóm tiếp tục: "Việc tham gia vào nhóm chỉ mất khoảng bốn giờ làm việc mỗi tuần, kể cả họp hành và phân công nhiệm vụ trong nhóm".

    Các nhà quản lý có nhân viên được yêu cầu tham gia vào nhóm thường không nhiệt tình lắm với những đề nghị như vậy. Nhóm có mục tiêu của nhóm, nhưng như vậy thì những nhà quản lý được yêu cầu đóng góp các nhân viên lành nghề và các nguồn lực khác theo đề nghị của trưởng nhóm lại gặp khó khăn trong công việc của bộ phận mình. Người trưởng nhóm hiệu quả phải nhận biết điều này và vận dụng các kỹ năng thương thảo nhằm đạt được những gì họ cần. Nhà điều hành, cũng là nhà tài trợ của nhóm, có thể thực hiện việc này dễ dàng hơn bằng cách nói rõ mục tiêu, tầm quan trọng đối với công ty, và các nhà quản lý nên hợp tác vì lợi ích chung.

    Cách tốt nhất để thương lượng với người cung cấp nguồn lực là xây dựng tình huống theo cách tích cực. Các nhà quản lý được yêu cầu giúp đỡ có thể sẽ nhìn nhận tình huống này là một đề xuất với khả năng "được - mất" ngang nhau. Vì thế, trưởng nhóm, bằng kỹ năng thương lượng của mình, sẽ đề nghị theo hướng có lợi cho cả đôi bên. Sau đây là sự khác biệt: cuộc thương lượng được - mất ngang nhau xảy ra khi hai bên cạnh tranh để phân chia một giá trị đã định và bất cứ điều gì một bên giành được cũng sẽ là tổn thất của bên kia. Nhiều nhà quản lý, giống như trưởng phòng của Bill, ban đầu nhìn nhận tình huống từ góc độ này. Trong khi đó, một cuộc thương lượng đôi bên cùng có lợi có thể xảy ra, khi cả hai bên nhận thấy cơ hội để cùng nhau đạt được lợi ích. Nếu bạn là trưởng nhóm, bạn có thể thương lượng theo hướng đôi bên cùng có lợi khi thực hiện những điều sau:

    + Nhấn mạnh các mục tiêu cao hơn của tổ chức, trong đó thành công của nhóm sẽ đóng góp như thế nào. Bạn cần nhấn mạnh một điểm đã nêu ở phần đầu cuốn sách này, đó là mục tiêu của nhóm phải quan trọng và phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

    + Nói rõ bên kia sẽ hưởng lợi như thế nào nếu giúp đỡ nhóm, ví dụ thành công của nhóm sẽ góp phần ra sao vào thành công của các bên.

    Muốn là một người thương thảo thành công, trưởng nhóm phải tỏ ra là người đáng tin cậy và lợi ích mà đôi bên sẽ nhận được phải thiết thực.

    Người huấn luyện

    Một trưởng nhóm giỏi sẽ tìm cách giúp đỡ để các thành viên trong nhóm cùng trở nên xuất sắc. Trong hầu hết các trường hợp, điều này được thực hiện thông qua việc huấn luyện. Trong một cuốn sách về đề tài làm việc theo nhóm, Richard Hackman đã viết rằng, việc huấn luyện được xem là đạt kết quả tốt sẽ tác động đến hoạt động của nhóm theo ba cách: (1) tăng mức độ nỗ lực mà mỗi thành viên đem đến cho công việc của họ; (2) đảm bảo rằng công việc đã thực hiện là phù hợp; và (3) giúp các thành viên phát huy hết mọi năng lực của họ.

    Huấn luyện là một hoạt động có tính hai chiều, qua đó các bên chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm để tối đa hóa tiềm năng của mỗi thành viên trong nhóm và giúp thành viên đó đạt được mục tiêu mà nhóm đã thông qua. Đây là nỗ lực chung mà người được huấn luyện phải tham gia một cách tích cực. Các trưởng nhóm hiệu quả sẽ tìm thấy vô số cơ hội huấn luyện trong quá trình thực hiện công việc của nhóm, như giúp các thành viên thuyết trình tốt hơn, lập kế hoạch làm việc, giải quyết mâu thuẫn trong nhóm, tiếp nhận nguồn lực bên ngoài, lập ngân sách, hoặc thậm chí làm việc hiệu quả trong môi trường tập thể.


    Các yêu cầu của việc huấn luyện rất đa dạng vì nhiều kỹ năng mà các thành viên cần lại là những kỹ năng họ phải học khi bắt đầu dự án. Ví dụ, một kỹ sư có chuyên môn kỹ thuật giỏi khi mới được tuyển vào nhóm đã được giao nhiệm vụ phải chuẩn bị và trình bày một báo cáo về tiến độ công việc cho nhà tài trợ và ban lãnh đạo. Điều đó nằm ngoài các kỹ năng và kinh nghiệm của cô. Cô phải nhanh chóng phát triển các kỹ năng thuyết trình để đáp ứng yêu cầu công việc. Lúc này, sự giúp đỡ của trưởng nhóm với vai trò là người huấn luyện sẽ là giải pháp tốt nhất.

    Nếu là trưởng nhóm, bạn và một thành viên nào đó có thể nhất trí tạo lập mối quan hệ huấn luyện, nếu cả hai tin rằng làm việc với nhau sẽ có thể cải thiện hiệu suất lao động. Thông qua huấn luyện, bạn có thể giúp những người khác một số việc như:

    + Tạo thêm động lực thúc đẩy tinh thần làm việc của các thành viên trong dự án

    + Trở lại đúng hướng, nếu các thành viên đang có vấn đề về năng lực thực hiện

    + Tối đa hóa các điểm mạnh của cá nhân, chẳng hạn như phát triển các kỹ năng phân tích

    + Vượt qua những trở ngại tâm lý của bản thân, chẳng hạn như giảm nỗi sợ hãi phải trực tiếp làm việc với một thành viên khó tính trong nhóm

    + Đạt được các khả năng và kỹ năng mới, chẳng hạn như thuyết trình trước đám đông hiệu quả hơn

    + Chuẩn bị cho những nhiệm vụ mới, chẳng hạn như phụ trách một nhóm đặc biệt

    + Khả năng quản lý bản thân hiệu quả hơn, chẳng hạn như cải thiện việc quản lý thời gian

    Việc huấn luyện hiệu quả sẽ đem đến cho bạn sự thỏa mãn về công việc và tạo động lực thúc đẩy cao hơn, đồng thời cải thiện mối quan hệ làm việc của bạn với các thành viên khác trong nhóm, khiến cho công việc của bạn với tư cách trưởng nhóm sẽ dễ dàng và thành công hơn. Chỉ cần nhớ rằng việc huấn luyện hiệu quả cần phải xuất phát từ sự nhất trí của hai bên. Người được huấn luyện cũng phải mong muốn cải thiện bản thân, làm việc tốt hơn và phải đón nhận nhiệt tình sự giúp đỡ của bạn.

    Quản lý và huấn luyện

    Mặc dù các nhà quản lý thường đảm nhiệm vai trò của người huấn luyện, song việc quản lý và việc huấn luyện là những hoạt động khác nhau và sự khác biệt đó khiến công tác huấn luyện trở nên khó khăn đối với nhiều nhà quản lý. Sau đây là một số điểm khác biệt chủ yếu:

    Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

    Nguoi thuong thao
    Việt Báo
    Ý kiến bạn đọc

    Viết phản hồi

    Chủ đề liên quan: Người thương thảo

    Nhận xét tin Người thương thảo

    Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Người thương thảo bằng cách gửi thư điện tử tới vietbao.vn. Xin bao gồm tên bài viết Nguoi thuong thao ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Người thương thảo ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tác Phẩm của chuyên mục Văn Hóa.

    Bài viết mới:

    Các bài viết khác:

       TIẾP THEO >>
    VIỆT BÁO - VĂN HÓA - TÁC PHẨM