Các tiêu chuẩn chọn thành viên vào nhóm dự án

Thứ sáu, 25 Tháng năm 2007, 16:10 GMT+7
  • Cac tieu chuan chon thanh vien vao nhom du an
    Nếu nhất thiết phải có những người phù hợp cho dự án, trưởng nhóm sẽ tìm kiếm theo những tiêu chuẩn nào?

    Đánh giá kỹ năng

    Việc chọn thành viên vào nhóm nên được quyết định dựa trên các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Đánh giá kỹ năng là một quy trình bao gồm hai giai đoạn: Giai đoạn thứ nhất là tập trung vào công việc và xác định chính xác những kỹ năng cần thiết. Ví dụ, khi kiểm tra tất cả các hành động cần triển khai, trưởng nhóm có thể quyết định nhóm phải thu nhận những thành viên có các kỹ năng sau: nghiên cứu thị trường, kỹ thuật điện, sản xuất và thu mua. Những người này sẽ cùng đại diện cho các kỹ năng và nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu của dự án.

    Giai đoạn hai là tập trung vào yếu tố con người trong tổ chức và xác định những cá nhân có các kỹ năng phù hợp. Những kỹ năng này có thể được phân loại thành kỹ năng chuyên môn, giải quyết vấn đề, tương tác cá nhân và kỹ năng tổ chức.

    • Kỹ năng chuyên môn. Khả năng chuyên môn cụ thể, chẳng hạn như nghiên cứu thị trường, tài chính, lập trình phần mềm... Kỹ năng chuyên môn thường có được thông qua quá trình đào tạo và huấn luyện.

    • Kỹ năng giải quyết vấn đề. Khả năng của cá nhân trong việc phân tích các tình huống khó khăn hay bế tắc, từ đó đưa ra giải pháp khả thi nhất. Những người có tư duy sáng tạo có thể nghĩ ra những cách giải quyết vấn đề mà người khác không thấy được. Nếu bạn là trưởng nhóm, bạn cần đưa những người biết giải quyết vấn đề vào nhóm, nếu không, mọi người sẽ chỉ biết trông chờ vào các giải pháp của bạn và đó không phải là phương pháp hoạt động theo nhóm.

    • Kỹ năng tương tác cá nhân. Khả năng làm việc hiệu quả với người khác - đặc điểm vô cùng quan trọng trong việc thực hiện dự án theo nhóm. Trên thực tế, kỹ năng tương tác cá nhân được thể hiện dưới hình thức giao tiếp giữa các cá nhân. Bạn hãy chú tâm quan sát và sẽ nhận ra rằng một số người phối hợp rất ăn ý với một số người nào đó, song lại không thể làm việc với những người khác. Ví dụ, một người khắt khe, nghiêm khắc và không thích những chuyện bông đùa hầu như sẽ không thể làm việc hiệu quả với một nhóm lập trình phần mềm vui nhộn, ồn ào và thường kết thúc ngày làm việc bằng việc ăn uống. Cho dù có cùng kỹ năng chuyên môn nhưng tính cách của mọi người có nhiều đặc điểm khác biệt.

    • Kỹ năng tổ chức. Khả năng giao tiếp với các bộ phận khác, sự am hiểu về tình hình công ty và khả năng sở hữu một mạng lưới xã hội. Người có kỹ năng tổ chức sẽ giúp nhóm thực hiện công việc một cách trôi chảy và tránh mâu thuẫn với các phòng ban cũng như nhân viên của họ.

    Khi thành lập nhóm dự án, mọi người thường có xu hướng chỉ tập trung vào các kỹ năng chuyên môn cụ thể và quan trọng mà xao lãng những yếu tố khác. Jeffrey Polzer còn viết: “Đây là sự khởi đầu hợp lý, bởi vì một nhóm phát triển phần mềm không thể làm việc tốt nếu không có các lập trình viên biết ngôn ngữ lập trình được dùng cho dự án, cũng như một dàn nhạc không thể thành công nếu không có các nhạc sĩ tài năng”. Đáng tiếc là sự tập trung vào các kỹ năng chuyên môn thường lấn át cả các kỹ năng tổ chức và tương tác cá nhân – những kỹ năng mà về lâu dài có thể rất quan trọng. Ví dụ, một lập trình viên giỏi vẫn có thể làm chậm tiến độ của nhóm, nếu anh ta không thể hiện hết khả năng hoặc cố tình che giấu thông tin, không sẵn sàng hợp tác hoặc gây xung đột với các thành viên khác. Trong khi đó, một người chỉ có kỹ năng chuyên môn trung bình, nhưng lại có kỹ năng tổ chức tốt, có thể trở thành thành viên giá trị nhất trong nhóm nhờ vào khả năng tập hợp nguồn lực, tranh thủ sự giúp đỡ của các bộ phận khác…

    Polzer cảnh báo rằng người có năng lực chuyên môn giỏi không phải lúc nào cũng giỏi trong việc hợp tác với người khác. Các điểm yếu về tương tác cá nhân có thể giải quyết được thông qua huấn luyện và các hình thức khác. Vì thế, các nhà quản lý nên tìm hiểu về những đặc điểm tính cách, cả tích cực lẫn tiêu cực, của các thành viên tiềm năng. Rất hiếm những cá nhân mạnh cả bốn kỹ năng: chuyên môn, giải quyết vấn đề, tương tác cá nhân và tổ chức. Vì vậy, một trong những mục tiêu của việc chọn thành viên phải là tận dụng được tài năng sẵn có và từng bước vô hiệu hóa điểm yếu của họ.


    Hầu hết các chuyên gia trong việc thành lập nhóm đều cảnh báo rằng hiếm khi bạn có thể tập hợp đủ mọi kỹ năng cần thiết vào một nhóm. Và trong hầu hết các trường hợp, bạn không thể dự đoán tất cả mọi kỹ năng mà nhóm cần đến. Jon Katzenbach và Douglas Smith đã viết như sau: “Nhóm thành công cần phải hội đủ mọi kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu của mình. Tuy nhiên, hầu hết các nhóm đều chỉ suy luận ra kỹ năng mà họ sẽ cần đến sau khi nhóm đã thành lập”. Vì thế, một trưởng nhóm sáng suốt phải tìm những người vừa có các kỹ năng giá trị, vừa có khả năng học hỏi cái mới khi cần thiết.

    Bổ sung hoặc loại bớt các thành viên

    Trong quá trình thực hiện dự án, bạn có thể phải bổ sung thêm các thành viên mới, cũng như nói lời cảm ơn và từ biệt với một người. Các thành viên và kỹ năng mới có thể cần thiết khi nhiệm vụ thay đổi và nhóm đang tiến gần đến mục tiêu. Hãy xem xét ví dụ sau về một nhóm tái sắp xếp quy trình dịch vụ khách hàng của công ty. Ban đầu, đây chỉ là một nhóm nhỏ gồm năm thành viên. Sau sáu tháng đầu tiên, nhóm tuyển thêm năm thành viên nữa - mỗi người đại diện cho một nhóm sản phẩm của công ty. Khi nhóm đã hoàn tất kế hoạch tái sắp xếp dịch vụ khách hàng, nhóm chuyển sang giai đoạn thực hiện. Lúc này, nhóm tuyển thêm những người sẽ đóng vai trò chính trong việc triển khai kế hoạch.

    Một điểm cần lưu ý khi bổ sung hay loại bớt thành viên là theo thời gian, các thành viên sẽ tự điều chỉnh bản thân cho phù hợp với tập thể và phong cách làm việc đặc trưng của nhóm, hoàn thiện cách thức ra quyết định và giao tiếp. Nói chung, quá trình này diễn ra tương đối nhanh. Mỗi cá nhân sẽ đồng nhất nhóm với các thành viên khác. Tuy nhiên, mối liên kết này bị suy yếu đi khi có quá nhiều người gia nhập và rời khỏi nhóm. Trong thời gian đầu, người mới đến chưa biết cách làm việc hiệu quả. Nhóm phải bỏ nhiều thời gian để định hướng những thành viên mới và học cách làm việc với họ, đồng thời phải dành thời gian để tìm cách lấp đầy chỗ trống do những thành viên đã rời khỏi nhóm để lại. Vì thế, bạn hãy hạn chế đến mức thấp nhất sự thay đổi thành viên trong nhóm.

    Tuyển chọn

    Sau khi đã xác định được các ứng viên để tuyển chọn vào nhóm, trưởng nhóm nên thảo luận với nhà tài trợ về khả năng đóng góp của những người này. Ngoài ra, trưởng nhóm cũng nên tham khảo ý kiến cấp trên trực tiếp của ứng viên, vì việc tham gia vào nhóm sẽ lấy bớt thời gian mà người này vẫn dành cho những nhiệm vụ thường ngày. Khi đã được tất cả các bên nhất trí, bạn có thể mời ứng viên này tham gia vào nhóm.

    Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

    Cac tieu chuan chon thanh vien vao nhom du an
    Việt Báo
    Ý kiến bạn đọc

    Viết phản hồi

    Chủ đề liên quan: Các tiêu chuẩn chọn thành viên vào nhóm dự án

    Nhận xét tin Các tiêu chuẩn chọn thành viên vào nhóm dự án

    Bạn có thể gửi nhận xét, góp ý hay liên hệ về bài viết Các tiêu chuẩn chọn thành viên vào nhóm dự án bằng cách gửi thư điện tử tới vietbao.vn. Xin bao gồm tên bài viết Cac tieu chuan chon thanh vien vao nhom du an ở dạng tiếng Việt không dấu. Hoặc Các tiêu chuẩn chọn thành viên vào nhóm dự án ở dạng có dấu. Bài viết trong chuyên đề Tác Phẩm của chuyên mục Văn Hóa.

    Bài viết mới:

    Các bài viết khác:

       TIẾP THEO >>
    VIỆT BÁO - VĂN HÓA - TÁC PHẨM