Cải cách hành chính bằng phần mềm eOffice

00:01 11/12/2005
Bấm ngay
Đăng Ký xem video hay mới nhất

Cai cach hanh chinh bang phan mem eOffice
Buổi ra mắt phần mềm eOffice phiên bản 6.4 sau gần 10 năm nghiên cứu, thử nghiệm

TTCN - Hàng đống giấy tờ trên bàn làm việc, hàng chồng công văn dày cộm, những dãy tin dài dằng dặc trên bảng thông báo rồi hàng chục tờ stick nhắc việc dán đầy trước mặt, hàng chục ram giấy hằng tháng để photo kế hoạch công việc, kết quả giao ban...

Tất cả những hình ảnh trên sẽ biến mất nếu sử dụng phần mềm eOffice.

Đây là phần mềm được một cơ quan có tên rất quen thuộc - Trung tâm An ninh mạng của Trường đại học Bách khoa (BKIS) nghiên cứu trong gần 10 năm. Với khả năng tích hợp rộng, eOffice chính thức mở đầu cho kỷ nguyên văn phòng điện tử ở VN.

Tất cả trong một

Trong cơn bão số 8, khi điều kiện thời tiết trở nên khắc nghiệt, các phóng viên mỗi người một nơi, phó giám đốc Trung tâm Truyền hình VN tại Đà Nẵng Đăng Xuân Thu đã sử dụng phần mềm eOffice để truyền đạt yêu cầu bài vở.

Cai cach hanh chinh bang phan mem eOffice
Giao diện phần mềm eOffice khi đang trao đổi thông tin
Thay vì phải nhấc điện thoại gọi cho từng văn phòng, nhóm thường trú của Đài truyền hình VN tại Quảng Nam, Quảng Ngãi, Tây nguyên, ông Thu chỉ phải ngồi trước màn hình máy tính, đánh những khẩu lệnh ngắn và gửi đến từng phóng viên.

Một trong những tính năng của eOffice là quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng nên yêu cầu bài vở ngay lập tức xuất hiện trên màn hình máy tính người nhận.

Nếu ai đang mải làm việc khác thì tiếng chuông không khác gì chuông điện thoại sẽ gọi họ trở lại với thông tin mới. “Giờ này phải có tin gửi về, chú trọng vào vấn đề này, yêu cầu chất lượng phải đảm bảo thế này”... Trong phạm vi phụ trách, các phóng viên muốn hỏi thêm vấn đề gì, ngay lập tức trên màn hình máy tính của ông Thu cũng xuất hiện một cửa sổ nhỏ, có ảnh chân dung của người hỏi và nội dung cần trao đổi.

Chức năng giao việc và tiếp nhận phản hồi giúp những câu hỏi được trả lời ngay. Bài của phóng viên viết đang ở trên máy, ông Thu cũng có thể duyệt và yêu cầu điều chỉnh tức thì. Với Internet băng thông rộng thông tin được trao đổi được liên tục. “Nhờ sử dụng eOffice mà ngồi tại Đà Nẵng, chúng tôi vẫn điều hành tốt công việc không chỉ của các phóng viên ở Đà Nẵng mà cả ở các tỉnh miền Trung, Tây nguyên. Nhờ thế, như các bạn thấy, tin bài về cơn bão số 8 rất nhanh và phong phú - ông Đặng Xuân Thu khẳng định.

Trung tâm Truyền hình VN tại Đà Nẵng là một trong nhiều cơ quan đang sử dụng phần mềm eOffice. Chuyện hay phải họp lãnh đạo, sau đó các phòng ban lại họp để triển khai xuống phóng viên ở đây đã không còn.

Các kết luận giao ban, lịch làm việc lãnh đạo, những việc quan trọng trong tuần sẽ được truyền đến từng cán bộ chỉ sau vài phút. Một vấn đề cần hỏi, thay vì phải gọi điện xuống nhiều phòng ban thì chỉ cần click chuột là có thể tra cứu hoặc các phòng ban sẽ trả lời. Với khả năng giao tiếp được thiết kế, việc đi lại trình các tin, bài, văn bản cũng không còn cần thiết.

Bên cạnh khả năng điện tử hóa thông tin, khi sử dụng phần mềm eOffice, các cơ quan đồng thời khai thác được các tính năng khác như hội nghị truyền hình, hội thoại theo nhóm. E-office được thiết kế theo các chuẩn quốc tế về email như SMTP, POP3, IMAP... nên hoàn toàn có thể thay thế outlook. Bạn có thể gửi, nhận email trực tiếp, nhận và gửi tin nhắn đến điện thoại di động.

Người sử dụng cũng không cần bận tâm khi nào thông tin sẽ tới bởi mỗi khi có tin eOffice sẽ có chuông tự động nhắc, kèm theo đó luôn là nội dung tóm tắt của tin. Đặc biệt, phần mềm này còn được thiết kế để nhà quản trị có thể duyệt bài, duyệt các văn bản trực tiếp trên mạng, quản lý, trình duyệt công văn đến, phát hành công văn đi... để đón đầu Luật giao dịch điện tử vừa được Quốc hội thông qua.

Từ hình ảnh chiếc điện thoại di động, dù công nghệ cao nhưng ai cũng có thể sử dụng, giám đốc Trung tâm An ninh mạng của Đại học Bách khoa Hà Nội Nguyễn Tử Quảng đã quyết định chế tạo phần mềm eOffice từ năm 1997.

Vận dụng một triết lý hoàn toàn mới khiến thông tin tự tìm đến với người sử dụng, tiêu chí của eOffice là giúp tất cả mọi người, kể cả người chưa biết gì về tin học, tiếp cận được các ứng dụng cao cấp của công nghệ thông tin. Với những tiện ích đến một cách tự nhiên như chiếc điện thoại di động: có tin, chuông kêu, ấn phím, trả lời, gõ chữ, gửi, ai cũng có thể dễ dàng sử dụng eOffice vì giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt.

Hiện nay, nhân viên một số cơ quan lớn hay các công ty có các văn phòng cách xa nhau vẫn sử dụng tiện ích chat ở Yahoo Messenger để trao đổi công việc. Thông tin trao đổi nhanh, không mất tiền điện thoại. Tuy nhiên, những thông tin đó không an toàn, nó hoàn toàn có thể bị người khác biết. eOffice không chỉ hỗ trợ tối đa cho tiện ích hội thoại trực tuyến mà còn có tính bảo mật cao.

Ngoài khả năng chat bình thường, người sử dụng eOffice còn có thể ghi âm lời nói gửi cho người cùng hội thoại chỉ bằng vài động tác click chuột. Hiện eOffice đang hỗ trợ đắc lực cho công tác phục vụ các kỳ họp của Quốc hội. Văn phòng Quốc hội phân tán ở ba nơi, nếu tính việc phải chuyển văn bản cho các đoàn đại biểu nữa thì có tới vài chục đầu mối truyền nhận tin.

Nếu như trước đây nhân viên văn phòng phải chạy qua chạy lại giữa các cơ quan, một ngày có thể tới vài chục kilômet thì hiện nay ngồi trước màn hình máy tính, tất cả thông tin về hoạt động Quốc hội giữa các văn phòng là như nhau. Thông tin thay vì phải tìm đã tự tìm đến người cần nhận, tự động lưu giữ và thông báo.

Theo bà Nguyễn Thị Khánh - phó giám đốc Trung tâm tin học, Văn phòng Quốc hội, eOffice cơ bản giải quyết triệt để những bất tiện do đặc thù văn phòng Quốc hội phân tán ở nhiều nơi, bớt phải cử người mang qua mang lại. Bên cạnh đó, vấn đề bảo mật cũng không phải đặt ra vì thông tin được lưu giữ ngay trên máy chủ của văn phòng. Khi cài eOffice cho các đoàn đại biểu Quốc hội thì càng ở xa càng thấy phần mềm có tác dụng.

Phần mềm eOffice được thiết kế cho nhiều lớp người sử dụng khác nhau trong cùng một cơ quan. Với từng đối tượng, tùy thuộc mức quyền được sử dụng do người quản trị hệ thống định nghĩa, họ chỉ có thể có những quyền hạn khác nhau đối với từng loại dữ liệu (có thể được nhìn thấy thông tin nào, có được xóa, sửa hay gửi thông tin đi hay không).

Việc cài đặt eOffice đơn giản như chạy một tệp chương trình. Chỉ cần điền mật khẩu, nhấn OK là được tham gia hệ thống. Phần mềm này nhỏ gọn nên không ảnh hưởng đến tốc độ của máy tính. Tất cả các dữ liệu đều được lưu trữ trên máy chủ nên dù máy trạm có hỏng ổ cứng hay phải cài đặt lại hệ điều hành, dữ liệu vẫn an toàn.

Văn phòng điện tử

Hãy thử tưởng tượng trong một cơ quan, vị giám đốc muốn triệu tập một cuộc họp đột xuất, thay vì gọi điện cho nhiều người, ông chỉ cần gõ một dòng lệnh ngắn ngủi: “sáng mai 8g15 họp” rồi nhấn chuột vào dãy tên nhân viên cần có mặt. Phần mềm sẽ tự động gửi tin đến các nhân viên đó. Bất cứ khi nào bật máy tính lên, nhân viên sẽ nhận được tin nhắn.

Sáng hôm sau, gần đến giờ họp, chuông lại kêu một lần nữa nhắc việc. Nếu đi vắng, vẫn dòng chữ đó, vị giám đốc có thể gửi trực tiếp vào điện thoại di động của nhân viên. Khi chủ nhân đi họp cũng là lúc máy tính lưu lại trong nhật ký lịch làm việc này để cuối năm hay khi cần thiết, nhân viên có thể mở lại để xem những công việc mình đã làm và một vài ghi chú về hoạt động đó. Khi họp xong, thay vì dán một thông báo, có người đọc người không, giám đốc có thể gửi trực tiếp kết luận xuống toàn bộ hay từng nhóm nhân viên.

Một cửa sổ nhỏ có hình văn bản sẽ xuất hiện kèm theo lời nói về một vài điểm chính của ông giám đốc. Không cần giấy photo, không cần bảng tin, eOffice vẫn đảm bảo chắc chắn văn bản sẽ đến tay người cần nhận với chức năng thông báo. Bản tin điện tử cũng có thể đảm bảo mỗi người sẽ chỉ nhận được thông tin trong phạm vi quyền hạn của mình, theo sự phân biệt của người điều hành.

Bên cạnh các chức năng đa truyền thông, eOffice còn được cài đặt để thu thập được ý kiến của những đối tượng được định nghĩa. Điều này có nghĩa thay vì phải bình bầu hoặc triệu tập cuộc họp về một vấn đề nào đó, người điều hành có thể đưa ra ý kiến và nhận được quan điểm phản hồi ngay, tránh được cả yếu tố nể nang khi tề tựu đông đủ.

Vừa nhìn thấy người đang hội thoại, vừa nghe được giọng nói nên eOffice không chỉ tránh được các cuộc họp, mà bên cạnh đó sự giao tiếp qua máy sống động sẽ bớt đi những nhân viên văn phòng thụ động, tạo nên một phong cách làm việc mới, hiện đại hơn. Qui trình xử lý thông tin nhanh chóng, phản hồi gần như lập tức sẽ buộc tất cả mọi người phải thay đổi tích cực. Người quản lý khi cần thiết chỉ click chuột cũng có thể biết nhân viên mình có mặt hay không, đang vướng mắc vấn đề gì, bất kể người đó đang ngồi ở văn phòng Hà Nội hay TP.HCM.

Hiện eOffice không chỉ phục vụ công tác cải cách hành chính ở Văn phòng Quốc hội, Đài truyền hình VN mà còn đang được Bộ Nội vụ, Xí nghiệp mặt đất Nội Bài (Hàng không VN ) và nhiều doanh nghiệp lớn sử dụng. Để sử dụng eOffice, không cần trang bị thêm thiết bị phần cứng nào. Điều kiện duy nhất để dùng được phần mềm này, theo ông Nguyễn Tử Quảng, là các cơ quan phải có mạng nội bộ hoặc hòa mạng Internet băng thông rộng (xem thêm thông tin về eOffice tại địa chỉ www.bkeoffice.com.vn ).

CẦM VĂN KÌNH

Việt Báo
contentlength: 14227
Chia sẻ
Bấm ngay
Đăng Ký xem video hay mới nhất

Video nổi bật

Sâu địa ngục và những pha săn mồi "quá nhanh quá nguy hiểm"
00:00 / --:--