Yếu tố con người trong dự thảo ngân sách

05:05 12/11/2007
Bấm ngay
Đăng Ký xem video hay mới nhất

Yeu to con nguoi trong du thao ngan sach
Trong một chừng mực nào đó, việc chuẩn bị ngân sách là vấn đề xử lý các con số, một quy trình ngày càng được thực hiện bởi các phần mềm lập mô hình tài chính, máy tính và công nghệ.

Nhưng đằng sau những con số đó là những con người - những người đưa ra giả định, những người suy nghĩ về các tình huống trong tương lai, những người hiểu đặc tính của khách hàng và đối thủ cạnh tranh. Lý tưởng nhất là mọi người tham gia vào quy trình dự thảo ngân sách đều có cùng một tầm nhìn là đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Một số người có thể thấy đây là một quy trình không phức tạp, thậm chí còn máy móc, tuy nhiên trong thực tế nó lại phức tạp do những ý kiến bất đồng đối với các giả định về các sự kiện và xu hướng tương lai, do các nhu cầu đối lập và do các chương trình cá nhân làm lu mờ lợi ích của doanh nghiệp. Vì lý do này, có thể định nghĩa quy trình dự thảo ngân sách là một loạt các cuộc thương thảo giữa những quyền lợi khác hẳn nhau. Cấp lãnh đạo muốn giá trị kinh tế cao nhất trong khả năng có thể về mặt lợi nhuận. Cấp quản lý cấp trung muốn có các nhu cầu trái ngược như thiết bị mới hoặc nhân sự mới. Yếu tố con người có thể làm cho quy trình dự thảo ngân sách trở nên hấp dẫn nhưng đôi khi cũng gây phiền toái.

Dự thảo ngân sách từ trên xuống và dự thảo ngân sách nhiều người tham gia

Dự thảo ngân sách từ trên xuống mô tả quy trình mà theo đó cấp lãnh đạo sẽ lập các mục tiêu ngân sách - doanh thu, lợi nhuận… - và áp đặt các mục tiêu này cho tổ chức. Ví dụ, giám đốc điều hành Công ty Amalgamated giao cho trưởng bộ phận Giá treo Nhánh gạc Claude Cervides mục tiêu đạt được doanh số hoạt động (lợi nhuận trước thuế và lãi vay) - là 400.000 USD cho năm tài chính sắp đến. Sau đó đến lượt Claude định hình ngân sách hoạt động cho bộ phận của mình với 400.000 USD là chỉ tiêu doanh số hoạt động.

Việc dự thảo ngân sách từ trên xuống có một số thuận lợi. Vì cấp lãnh đạo có khái niệm rõ ràng về các mục tiêu chiến lược của tổ chức, nên việc lập ngân sách theo kiểu này sẽ đảm bảo cho họ các lợi ích sau:

+ Các mục tiêu ngân sách đảm bảo các mục tiêu chiến lược lớn hơn của tổ chức

+ Phối hợp tốt về các yêu cầu ngân sách cho tất cả các yếu tố của tổ chức

+ Ngăn cản tình trạng nới lỏng ngân sách phòng ban của nhà quản lý

+ Những mục tiêu cao thách thức sự nỗ lực của các nhà quản lý

Tuy nhiên, dự thảo ngân sách từ trên xuống cũng có hai bất lợi chính. Thứ nhất là cấp lãnh đạo có thể xa rời công việc kinh doanh thực tế hay quy trình sản xuất của một bộ phận riêng lẻ. Kết quả là mục tiêu họ đưa ra có thể không phù hợp hoặc không thể đạt được. Thứ hai là những nhà quản lý cấp trung có thể cảm thấy bị bỏ rơi khỏi quy trình ra quyết định và có thể không tham gia trọn vẹn một cách có ý thức hay vô thức vào việc đạt các mục tiêu đã lập ngân sách.

Với việc dự thảo ngân sách nhiều người tham gia, những người chịu trách nhiệm đạt được mục tiêu đã lập ngân sách được tham gia lập mục tiêu. Trong ví dụ trên, Cervides sẽ triển khai ngân sách cho bộ phận của mình với sự tham gia tích cực của những người đứng đầu các bộ phận thu mua, nguồn nhân lực, sản xuất, tiếp thị và hành chính. Khi nhóm của anh đã hoàn tất bản ngân sách, Cervides sẽ gửi nó cho ban lãnh đạo Công ty Amalgamated. Sau khi xem xét và phản hồi cho Cervides nếu có thể, họ sẽ kết hợp ngân sách của bộ phận Giá treo Nhánh gạc cùng tất cả các ngân sách khác vào ngân sách tổng thể.

Một thuận lợi của việc lập ngân sách nhiều người tham gia là những người gần gũi nhất với hoạt động sản xuất - những người nắm bắt được những thông tin tốt nhất - được quyền quyết định về ngân sách. Ngoài ra, những người tham gia vào quy trình lập ngân sách kiểu này có nhiều khả năng nỗ lực thêm để đạt được các mục tiêu đã lập ngân sách. Nhưng hình thức dự thảo ngân sách này cũng có hai điểm bất lợi. Thứ nhất, những người tiếp cận thường xuyên với hoạt động sản xuất có thể không thấy được bức tranh chiến lược tổng thể. Thứ hai, nếu việc đánh giá thực hiện bị ràng buộc với việc phải đạt được mục tiêu như ngân sách dự toán, thì các nhà quản lý sẽ có động cơ nới lỏng ngân sách của mình bằng cách ước tính doanh thu dưới mức hoặc ước tính chi phí quá mức.

Ngân sách lặp là sự cố gắng kết hợp những điểm tốt nhất của việc lập ngân sách từ trên xuống và lập ngân sách có nhiều người tham gia. Ở bước đầu tiên, cấp lãnh đạo giúp các trưởng bộ phận nắm vững các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Sau đó các trưởng bộ phận này sẽ làm việc với bộ phận của mình để triển khai các ngân sách hoạt động kết hợp cả mục tiêu chiến thuật của riêng bộ phận lẫn mục tiêu chiến lược của tổ chức. Sau khi các trưởng bộ phận gửi bản đề xuất ngân sách cho cấp lãnh đạo, cấp lãnh đạo sẽ xem lại các ngân sách cá nhân và có thể yêu cầu điều chỉnh. Và quy trình thương thảo sẽ xảy ra liên tục cho tới khi có được ngân sách tổng thể hoàn chỉnh.

Chìa khóa thành công cho các quy trình lập ngân sách là giao tiếp. Cấp lãnh đạo phải truyền đạt các mục tiêu chiến lược sao cho có ý nghĩa. Đến lượt mình, các trưởng bộ phận phải truyền đạt nhu cầu nguồn tài chính và các mối bận tâm của họ khi trình bày đề xuất ngân sách cho cấp lãnh đạo. Tất cả những người tham gia vào quy trình lập ngân sách đều có nghĩa vụ lắng nghe những vị trí khác nhau và đôi khi còn mâu thuẫn nhau.

Bí quyết thương thảo ngân sách của chính bạn

Việc lập ngân sách hiệu quả đòi hỏi sự hiểu biết về tổ chức ở một mức độ nào đó. Sau đây là một số bí quyết xử lý các vấn đề tổ chức xung quanh quy trình lập ngân sách:

+ Hiểu quy trình lập ngân sách của tổ chức bạn. Bạn phải theo những hướng dẫn nào? Tính toán thời gian cho quy trình lập ngân sách ra sao? Ngân sách được sử dụng như thế nào trong tổ chức?

+ Thường xuyên giao tiếp với kiểm soát viên hay nhân viên tài chính trong phòng bạn. Hãy hỏi về những điểm bạn chưa hiểu. Hãy tiếp thu lời khuyên của người đó về những giả định mà nhóm bạn đang đưa ra.

+ Biết những mối quan tâm thực sự nào đang dẫn dắt nhân viên ra quyết định về ngân sách của bạn. Hãy chắc chắn giải quyết những mối quan tâm này.

+ Tiếp thu ý kiến từ những người ra quyết định. Hãy dành thời gian hướng dẫn nhân viên tài chính hoặc người ra quyết định về lĩnh vực kinh doanh của bạn. Điều này sẽ đặt nền móng để thực hiện những thay đổi sau này.

+ Hiểu từng hạng mục trong bản dự thảo ngân sách mà bạn đang làm. Hãy tìm hiểu nếu bạn không biết ý nghĩa của một điều gì đó hay nguồn gốc của một con số. Hãy nói chuyện với những người trong cuộc.

+ Liên tục thảo luận với nhóm của bạn trong suốt thời kỳ ngân sách. Bạn lập kế hoạch càng nhiều thì càng có khả năng đáp ứng được những sự cố bất ngờ ngoài dự kiến.

Hãy tránh những điều bất ngờ khó chịu. Khi có sẵn các con số, hãy so sánh những con số thực tế với số tiền đã lập ngân sách. Nếu có sự chênh lệch đáng kể và ngoài mong đợi, hãy tìm hiểu lý do tại sao. Và hãy nhớ thông báo cho nhân viên tài chính - người cần biết điều này.

Nới lỏng ngân sách

Sự nới lỏng ngân sách xuất hiện khi các nhà quản lý tin rằng năng lực của họ sẽ được đánh giá thông qua cách thực hiện ngân sách. Để đảm bảo sẽ đạt được những con số đã lập chỉ tiêu trong ngân sách và được khen thưởng, họ lập ngân sách doanh thu một cách dè dặt hoặc phóng đại các chi phí dự báo, hay cả hai. Cả hai hành động này biến ngân sách thành một “cuộc chơi” dễ giành phần thắng. Sự nới lỏng ngân sách cũng đem lại cho các nhà quản lý một rào cản chống lại những khó khăn ngoài mong đợi bằng cách giảm rủi ro mà họ sẽ thất bại trong việc “thực hiện các con số”.

Kế hoãn binh cũng liên quan đến việc nới lỏng ngân sách, nhưng hành động trình bày sai này có thể khác với việc hạ thấp doanh số dự kiến hay nâng cao chi phí. Hoãn binh xảy ra khi một nhà quản lý che giấu ý định thực tế của bản đề xuất ngân sách. Ví dụ, Cervides muốn mở rộng mẫu xoay vòng điện tử của bộ phận Giá treo Nhánh gạc Công ty Amalgamated, nhưng cấp lãnh đạo lại ngăn cản đầu tư lớn vào dự án đó. Vì thế anh ta có thể đề xuất một khoản đầu tư nhỏ vào việc nâng cấp mẫu xoay vòng này trong chu kỳ ngân sách. Anh ta dự định sẽ mở rộng khoản nâng cấp đó thành bản thiết kế mới với nhiều tham vọng hơn như một kết quả của việc “điều chỉnh nhỏ” này. Đây chính là một hình thức hoãn binh.

Các tình huống giả định “điều gì xảy ra nếu…” và phân tích độ nhạy

Ngân sách chỉ tốt đẹp bằng các giả định tương lai mà nó đã căn cứ vào đó. Nhưng các giả định đó lại thường không chính xác. Hãy giả định rằng khách hàng A sẽ mua 10.000 đơn vị sản phẩm từ công ty của chúng ta trong năm tới, và hai bên cũng đã ký hợp đồng mua bán. Nhưng nếu công việc kinh doanh của khách hàng A bị sụp đổ trầm trọng thì bản hợp đồng bán hàng kia cũng sẽ không còn nhiều giá trị. Chúng ta giả định rằng các hóa đơn tiền điện sẽ tăng theo tỷ lệ lạm phát hiện tại. Nhưng bạn có phỏng đoán được mức độ lạm phát không?

Phân tích độ nhạy là một phương pháp xử lý các giả định và các phương án về giải pháp thay thế. Là một công cụ lập ngân sách, phân tích này sẽ tăng cường đáng kể giá trị ngân sách với vai trò là công cụ lập kế hoạch, phản hồi và điều chỉnh hoạt động. Việc phân tích độ nhạy áp dụng tình huống giả định “điều gì xảy ra nếu…” cho mô hình ngân sách để xem tác dụng của thay đổi tiềm năng đối với dữ liệu gốc. Ví dụ, điều gì xảy ra nếu chi phí nguyên vật liệu tăng 5%, hoặc nếu doanh số tăng 10%? Các gói phần mềm để hoạch định tài chính thường được dùng để thực hiện những phép tính này sẽ giúp các nhà quản lý có được một công cụ hữu hiệu để ước tính chi phí và lợi nhuận của các phương án cũng như khả năng khác nhau.

Ví dụ, nếu bộ phận Giá treo Nhánh gạc muốn thử nghiệm các giả định của mình bằng những tình huống "điều gì xảy ra nếu…", họ có thể xác định tác dụng của một số tình huống thay thế có khả năng xảy ra (bảng 5-4). Căn cứ trên các kết quả của những phân tích này, Claude Cervides có thể quyết định hướng nỗ lực của mình vào việc hạ chi phí nguyên vật liệu để có được kết quả doanh số tốt nhất.

Bí quyết dự thảo ngân sách hiệu quả

Nếu bạn muốn dùng bản dự thảo ngân sách làm công cụ lập kế hoạch và xây dựng nhóm, bạn cần triển khai một kế hoạch "trò chơi". Cho dù bạn vừa hoàn tất ngân sách của năm nay, cũng không phải là quá sớm để bắt đầu nghĩ đến ngân sách của năm tiếp theo. Sau đây là một số điểm cần lưu ý:

+ Nếu là nhà quản lý mới, bạn hãy làm quen với quy trình lập ngân sách của công ty.

+ Hãy dành thời gian học hỏi và tìm hiểu các điểm ưu tiên của công ty cũng như giúp nhóm bạn hiểu được chúng.

+ Đảm bảo rằng bất kỳ yêu cầu nào về vốn cũng đều đồng bộ với các mục tiêu mà cấp lãnh đạo đã lập ra.

+ Hãy xác định chi phí theo sản lượng của bộ phận.

+ Hãy yêu cầu những người tình nguyện nghiên cứu các hạng mục sản xuất. Điều này sẽ làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn và cho cấp dưới cơ hội biết được quy trình lập ngân sách.

+ Nếu cần giảm chi phí, hãy xác định các hoạt động tăng và không tăng giá trị cho khách hàng. Hãy phân tích chi phí của từng hoạt động và bắt đầu bằng việc cắt giảm những hoạt động không tăng giá trị.

Hãy xác định xem yêu cầu ngân sách của bạn sẽ phát sinh thu nhập cho công ty như thế nào.

Tóm tắt

Chương này bắt đầu bằng việc mô tả bốn chức năng cơ bản của việc lập ngân sách: hoạch định, phối hợp và giao tiếp, kiểm tra quy trình, và đánh giá hiệu suất hoạt động. Những chức năng này kết hợp với nhau sẽ giúp tổ chức tiến lên phía trước và đi đúng hướng.

Sau đây là một số loại ngân sách:

+ Ngắn hạn/Dài hạn

+ Cố định/Điều chỉnh liên tục

+ Lũy tiến/Trên cơ sở cân bằng thu chi

+ Kaizen

+ Ngân sách tổng thể

Ngân sách tổng thể kết hợp dự toán ngân sách hoạt động và ngân sách tiền của tổ chức cũng như các dự báo tài chính khác nhau thành một bức tranh toàn cảnh. Các bước xây dựng ngân sách hoạt động và ngân sách tiền mặt đã được trình bày chi tiết.

Cuối cùng, chương này trình bày việc ứng dụng các tình huống giả định “điều gì xảy ra nếu...” và việc phân tích độ nhạy. Những phương pháp này có thể giúp người lập ngân sách dự đoán tác động của những thay đổi cụ thể trong các giả định quan trọng được áp dụng cho ngân sách.

Nguồn: Tài chính dành cho người quản lý - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Yeu to con nguoi trong du thao ngan sach
Việt Báo
contentlength: 18325
Chia sẻ
Bấm ngay
Đăng Ký xem video hay mới nhất

Video nổi bật

Chợ cá lớn nhất Hà Nội nhộn nhịp đón Tết ông Công, ông Táo
00:00 / --:--

Bài được quan tâm

VẤN ĐỀ VăN HóA NÓNG NHẤT

Whitney Houston doi va nghiep

Whitney Houston: đời và nghiệp

Whitney Houston đã đột ngột qua đời , hãy vào đây để tổng kết lại những thăng trầm, scandal trong cuộc đời và sự nghiệp của Whitney..