Thiết lập các tiêu chí về các hành vi ứng xử

05:02 20/09/2007
Bấm ngay
Đăng Ký xem video hay mới nhất

Thiet lap cac tieu chi ve cac hanh vi ung xu
Việc tập hợp các cá nhân để xây dựng một nhóm hoạt động hiệu quả không thể thực hiện trong một sớm một chiều. Mỗi người đều có lịch làm việc riêng. Nhiều người xem những thành viên mới trong nhóm là đối thủ cạnh tranh cho việc thăng tiến và khen thưởng của bản thân.

Lại có những người nuôi lòng đố kỵ với một hoặc nhiều người mà họ sẽ cùng làm việc trong nhóm. Và luôn có một vài cá nhân không đủ các kỹ năng tập thể cần thiết cho công việc của nhóm.

Lịch làm việc cá nhân, cạnh tranh nội bộ, đố kỵ và kỹ năng tập thể kém… đều hiện diện ở một mức độ nào đó trong bất kỳ nhóm nào và những yếu tố này sẽ làm suy yếu tính hiệu quả của nhóm, nếu chúng không bị kìm hãm hoặc vô hiệu hóa kịp thời. Sự đa dạng về chuyên môn và phong cách làm việc trong nhóm cũng có thể làm cho việc hợp tác trở nên khó khăn hơn. Một trong những cách tốt nhất để điều chỉnh các vấn đề này là lập ra những tiêu chí rõ ràng về các hành vi ứng xử. Theo Katzenbach và Smith, những quy tắc quan trọng nhất về hành vi ứng xử bao gồm:

+ Sự tham gia. Các thành viên và trưởng nhóm phải hiểu rằng nhóm không thể ra quyết định và hoàn tất công việc nếu các thành viên không có mặt đầy đủ tại các cuộc họp, hay tham gia những buổi bàn giao công việc. Nếu bạn là trưởng nhóm, các thành viên sẽ noi theo gương bạn. Nếu bạn thường xuyên đến muộn hay vắng mặt, họ sẽ bắt chước hành vi của bạn.

+ Sự gián đoạn. Hãy quyết định tắt điện thoại di động trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp và các buổi bàn giao công việc. Nhận cuộc gọi trong khi họp nhóm chứng tỏ rằng cuộc gọi quan trọng hơn những công việc mà nhóm đang làm.

+ Công khai. Hãy thống nhất quan điểm rằng không có vấn đề nào được bao che, giấu giếm. Ví dụ, dù nhóm biết rằng sự thay đổi sẽ ảnh hưởng không tốt cho một nhà điều hành nào đó, nhưng nhóm tái tổ chức quy trình dịch vụ vẫn không nên e sợ hay chỉ thảo luận về vấn đề đó một cách miễn cưỡng, qua loa. Việc giữ bí mật nhằm tránh sự phản đối của nhà điều hành đó sẽ là dấu hiệu để mọi người thấy rằng nhóm và nỗ lực của nhóm chỉ là nửa vời, không tác dụng.

+ Phê bình mang tính xây dựng. Việc giải quyết vấn đề có mối liên hệ mật thiết với việc tạo ra các giải pháp cạnh tranh. Những người đấu tranh cho các giải pháp này phải hiểu rằng họ có thể bảo vệ quan điểm của mình, nhưng không được làm lung lay quan điểm của người khác bằng cách lừa dối và bưng bít các dữ kiện liên quan. Những thành viên của nhóm cũng phải thể hiện sự bất đồng, phản đối của mình bằng cách góp ý mang tính xây dựng.

+ Bảo mật. Nhóm luôn có một số vấn đề được xem là khá nhạy cảm. Chúng không được tự do thảo luận, trừ khi tất cả các thành viên tin tưởng rằng những gì được bàn bạc trong nhóm không bị tiết lộ ra ngoài.

+ Định hướng hành động. Nhóm được thành lập không phải chỉ để họp hành và thảo luận, mà mục đích thực sự của nhóm là hành động và tạo ra kết quả cụ thể. Hãy làm rõ chi tiết này ngay từ ban đầu. Theo Katzenbach và Smith, thì việc định hướng hành động nghĩa là "mọi người đều làm công việc thực sự" và "mọi người đều có nhiệm vụ và sẽ thực hiện những nhiệm vụ đó".

Tiếp theo, hãy xem xét vấn đề quản lý liên quan đến các tiêu chí về các hành vi ứng xử. Việc thực hiện các tiêu chí này cần được phân tích kỹ lưỡng, bởi vì đây là một trong những yếu tố then chốt để nhóm có thể bắt đầu đúng hướng.

Các tiêu chí về hành vi của nhóm bạn nên là gì? Điều đó phụ thuộc vào mục đích của nhóm và tính cách của các thành viên. Tuy nhiên, có một điều chắc chắn là mọi tiêu chí nếu muốn hiệu quả cũng cần phải được trình bày rõ ràng, súc tích và bao gồm những điểm cơ bản sau: tôn trọng tất cả các thành viên trong nhóm, chủ động lắng nghe, biết bày tỏ mối quan tâm và có khả năng giải quyết mâu thuẫn.

Một số nhóm có thể đi sâu hơn, chẳng hạn như nói rõ rằng bất kỳ thành viên nào cũng có quyền không đồng ý với những thành viên khác. Nhóm cũng có thể chấp nhận những hướng dẫn cụ thể với các đặc điểm sau:

+ Ủng hộ sự đón nhận mạo hiểm sau khi đã tính toán kỹ lưỡng

+ Thiết lập quy trình thừa nhận và xử lý thất bại

+ Ủng hộ tiếng nói và quan điểm của cá nhân

+ Khuyến khích thái độ vui vẻ, hòa đồng

Dù nhóm bạn đặt ra tiêu chí nào đi nữa thì bạn vẫn phải nhớ rằng tất cả các thành viên đều sẽ tham gia vào việc thiết lập các tiêu chí ấy và sẵn sàng tuân thủ chúng. Sự tham gia và chấp nhận của họ là yếu tố đảm bảo cho nhóm vượt qua nhiều vấn đề trong tương lai. Ngoài ra, hãy ý thức rằng nhiều tiêu chí sẽ xuất hiện bất ngờ, cho dù các hướng dẫn đã được thảo luận rõ ràng ngay từ buổi đầu thành lập nhóm. Ví dụ, nếu cái tôi của một số cá nhân bị ai đó làm tổn thương ở cuộc họp nhóm đầu tiên, bạn có thể thấy sự thù địch trong những lần gặp gỡ tiếp theo giữa các cá nhân bị ảnh hưởng. Mối bất hòa đó biểu lộ thông qua sự châm chọc, chỉ trích, mỉa mai và các hành vi thiếu xây dựng khác. Dù là trưởng nhóm hoặc thành viên trong nhóm, bạn cũng nên ngăn cản các hành vi như vậy bằng cách nhắc nhở mọi người rằng sự tôn trọng lẫn nhau, trao đổi cởi mở và hợp tác mới là tiêu chí được nhóm mong đợi, hoan nghênh.

Tóm tắt

+ Hãy giới thiệu nhóm của bạn bằng một cuộc họp với sự tham gia của cả nhóm. Mọi người nên tham gia vào cuộc họp này, kể cả nhà tài trợ. Hãy trình bày bản tuyên bố của nhóm trong cuộc họp này. Hãy nhấn mạnh tầm quan trọng của các mục tiêu thành lập nhóm, nêu rõ chúng phù hợp với các mục tiêu lớn hơn của tổ chức như thế nào.

+ Hãy đạt được sự nhất trí về cách thức ra quyết định - điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian quý giá của nhóm và nếu mọi người nhận thấy quy trình ra quyết định là công bằng, khả năng thông qua và tuân thủ quyết định sẽ cao hơn.

+ Khi lập kế hoạch và lịch trình cho các giai đoạn của dự án, bạn hãy bắt đầu với các mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Sau đó, hãy đưa những mục tiêu này vào các nhiệm vụ có thể quản lý được. Hãy ước tính thời hạn cần thiết để hoàn tất các nhiệm vụ, đồng thời giao phó các nhiệm vụ đó cho những cá nhân có khả năng thực hiện tốt nhất.

+ Khi lập lịch trình, hãy tìm hiểu tất cả các yếu tố có thể gây cản trở, trì hoãn hay làm đảo lộn kế hoạch của bạn, sau đó nghĩ cách tháo gỡ hoặc loại bỏ chúng.

+ Luôn ý thức được thành công sẽ như thế nào. Sau đó, hãy đề ra các biện pháp cụ thể giúp nhóm tiến tới mục tiêu.

+ Hãy sử dụng ngân sách để kiểm soát các hoạt động của nhóm. Bạn nhớ đảm bảo ngay từ đầu rằng nhà tài trợ đã cung cấp đủ ngân sách cho nhiệm vụ. Nếu ngân sách quá ít, bạn có thể phải thương lượng với nhà tài trợ để tăng ngân sách, hoặc giảm bớt các yêu cầu, đòi hỏi của mục tiêu.

+ Các cơ chế kết hợp có tác dụng gắn các cá nhân lại thành một nhóm thực sự. Những cuộc họp được lên lịch thường xuyên, các quan hệ giao tiếp, bố trí để mọi người cùng họp mặt tại một địa điểm, các sự kiện xã hội,... là những cơ chế bạn có thể sử dụng để xây dựng sự đồng nhất, liên kết và hợp tác trong nhóm.

+ Nếu có thể, hãy bố trí các thành viên trong nhóm làm việc gần nhau, như vậy sẽ gia tăng sự tương tác và phối hợp giữa các thành viên. Hãy đi xa hơn một bước nữa bằng cách cung cấp cho nhóm một phòng để mọi người có thể tập trung, trưng bày sản phẩm mẫu, nghiên cứu báo cáo và chia sẻ ý tưởng.

+ Bạn có thể vượt qua các điểm bất đồng và các điểm khác biệt cá nhân bằng cách đề ra những tiêu chí về các hành vi ứng xử và phải đạt được sự chấp thuận của tất cả các thành viên về các tiêu chí đó. Tham gia họp đúng giờ, hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, giúp đỡ các thành viên khác trong nhóm khi cần thiết, phê bình có tính xây dựng, tôn trọng những quan điểm khác biệt… là một số ví dụ về các tiêu chí hành vi tích cực.

Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Thiet lap cac tieu chi ve cac hanh vi ung xu
Việt Báo
contentlength: 11870
Chia sẻ
Bấm ngay
Đăng Ký xem video hay mới nhất

Bài được quan tâm

VẤN ĐỀ VăN HóA NÓNG NHẤT

Whitney Houston doi va nghiep

Whitney Houston: đời và nghiệp

Whitney Houston đã đột ngột qua đời , hãy vào đây để tổng kết lại những thăng trầm, scandal trong cuộc đời và sự nghiệp của Whitney..