Ngân sách tổng thể

05:04 11/11/2007
Bấm ngay
Đăng Ký xem video hay mới nhất

Ngan sach tong the

Ngân sách tổng thể là trái tim và linh hồn của quy trình dự thảo ngân sách. Ngân sách tổng thể gom tất cả các phần lại với nhau, kết hợp ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính của tổ chức vào một bức tranh toàn cảnh.

Nói cách khác, ngân sách tổng thể tóm tắt tất cả các dự báo tài chính của một tổ chức trong một thời kỳ đã định.

Ngân sách hoạt động bao gồm các ngân sách từ mỗi chức năng hoạt động - như nghiên cứu và phát triển, thiết kế, sản xuất, tiếp thị, phân phối và dịch vụ khách hàng - và cung cấp báo cáo thu nhập đã lập ngân sách. Ngân sách tài chính bao gồm ngân sách vốn, ngân sách tiền, bảng cân đối kế toán dự toán, các dòng tiền dự toán. Ngân sách tổng thể phải kết hợp cả ngân sách hoạt động lẫn ngân sách tài chính thông qua một quy trình lặp đi lặp lại mà trong quy trình đó thông tin đi tới đi lui từ từng yếu tố của ngân sách tổng thể .

Việc lập ngân sách tổng thể đi song hành cùng việc hoạch định chiến lược ở cấp cao nhất. Bằng cách sử dụng các mục tiêu chiến lược của tổ chức làm nền tảng, quy trình xây dựng ngân sách vừa diễn ra nhiều lần vừa theo thứ tự thời gian, di chuyển tới lui, kiểm tra các giả định và các phương án.

Trước khi chuẩn bị một ngân sách tổng thể, các nhà quản lý cấp cao phải đặt ra ba câu hỏi quan trọng sau:

1. Các kế hoạch chiến thuật đang được cân nhắc có hỗ trợ các mục tiêu chiến lược dài hạn và tổng thể của tổ chức không?

2. Tổ chức có (hay có khả năng tiếp cận) nguồn tài chính cần thiết - tức là khoản tiền mà tổ chức cần để đầu tư cho các hoạt động trong suốt thời kỳ ngân sách trước mắt hay không?

3. Tổ chức có tạo đủ giá trị để thu hút đủ nguồn tài chính cho tương lai - lợi nhuận, vốn vay, nhà đầu tư… - để đạt được các mục tiêu dài hạn không?

Thiết lập giả định

Bước đầu tiên trong việc triển khai ngân sách là thiết lập các giả định về tương lai. Những giả định mà các nhà quản lý đưa ra sẽ chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi các câu trả lời cho những câu hỏi như:

+ Kết quả mong đợi về bán hàng và tiếp thị cho việc bán đơn vị sản phẩm và doanh thu từ các sản phẩm mới và hiện tại là gì?

+ Giá của nhà cung ứng được dự báo tăng hay giảm?

+ Chi phí cho kế hoạch chăm sóc sức khỏe của công ty trong năm tới là gì?

+ Nếu tỷ lệ thất nghiệp dự kiến giảm xuống, công ty có cần tăng lương để đảm bảo đủ lực lượng lao động trong một thị trường lao động căng thẳng hay không?

+ Các đối thủ cạnh tranh sẽ làm gì để có được thị phần?

Nên tìm kiếm giả định từ những nguồn thông tin tin cậy nhất. Ví dụ, cấp lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng về các mục tiêu chiến lược, đội ngũ tài chính đã lưu các kết quả tài chính trước đây và xu hướng kinh tế trong tương lai. Hãy tham khảo bộ phận nguồn nhân lực để có thông tin về những chuyển biến trong thị trường lao động, và các đại diện kinh doanh để có thông tin về viễn cảnh bán hàng. Tương tự như thế, phòng thu mua có thông tin mới nhất về các nhà cung ứng và xu hướng giá cả. Việc triển khai các giả định là một nỗ lực của toàn công ty trong đó việc giao tiếp và phối hợp đóng một vai trò quan trọng.

Bí quyết thiết lập giả định

+ Dùng những dữ liệu trước đây làm điểm khởi đầu. Những thông tin về việc thực hiện trước đây cũng có thể giúp bạn thiết lập một nền tảng để khởi đầu.

+ Hãy tin vào kinh nghiệm của bản thân. Khi cần thiết hãy phỏng đoán có cơ sở về những gì có khả năng xảy ra trong tương lai.

+ Hãy lắng nghe trực giác của bạn. Cho dù bạn không thể kiểm chứng những cảm giác đó, nhưng bạn vẫn nên lưu tâm đến chúng.

+ Tích cực thu thập thông tin. Hãy tìm những thông tin cần thiết bằng cách nghiên cứu, đọc báo, tạp chí thương mại, thu thập số liệu thống kê trong ngành… Và đừng quên rằng Internet là một nguồn thông tin ngày càng phát triển và đa dạng.

+ Hãy trao đổi và lắng nghe những người hiểu biết và có kiến thức. Hãy thảo luận những ý tưởng của bạn với các thành viên trong nhóm, đồng nghiệp, cố vấn. Hãy tìm những người trong cùng lĩnh vực, nhà cung ứng, các nhà lãnh đạo quan tâm, và các chuyên gia. Hãy tham gia thảo luận với các đối thủ cạnh tranh.

+ Hãy tìm hiểu khi nào nên đón nhận mạo hiểm và khi nào nên bảo thủ. Trong một thị trường không ổn định, các giả định bảo thủ có thể chắc chắn nhất.

+ Hãy kiểm tra các giả định của bạn. Nếu có thể, hãy thử các giả định của bạn bằng những thử nghiệm nhỏ trước khi bạn chấp nhận chúng.

Dự thảo ngân sách hoạt động

Ngân sách hoạt động là một hiệp ước đã được nhất trí giữa cấp lãnh đạo và các thành viên khác của cấp quản lý. Ngân sách hoạt động là mục tiêu chứ không phải là dự báo. Nó xác định doanh thu và chi phí cho thời kỳ sắp tới. Những khoản này được trình bày trong một báo cáo giống với báo cáo thu nhập (hay báo cáo lỗ lãi) đã được trình bày trong chương 1. Sự khác biệt quan trọng ở đây là chúng ta đang xây dựng một báo cáo từ số lượng thực tế so với mong đợi. Nói tóm gọn, ngân sách hoạt động được cơ cấu như sau:

Doanh thu - (Giá vốn hàng bán + Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp) = Thu nhập hoạt động

Chúng ta chia quy trình dự thảo ngân sách thành năm bước đơn giản.

Bước 1: Tính toán doanh thu mong đợi. Đối với bước đầu tiên này trong việc chuẩn bị ngân sách hoạt động, các nhà quản lý phải áp dụng một số giả định để dự báo sự tăng hoặc giảm doanh thu. Hãy xem ví dụ về Công ty Amalgamated, tại đó các nhà quản lý của bộ phận Giá treo Nhánh gạc diễn giải các giả định về tăng doanh thu dựa trên kết quả thực hiện trước đây và những mong đợi trong tương lai về việc bán sản phẩm trong suốt năm tài chính.

Nếu dùng phương pháp lập ngân sách lũy tiến, các nhà quản lý sẽ dùng doanh số bán thực của năm trước là 1.228.100 USD làm cơ sở để phát triển các dự báo cho năm tới. Ngược lại, nếu theo phương pháp lập ngân sách trên cơ sở cân bằng thu chi, họ sẽ dự báo doanh số cho từng mẫu sản phẩm từ con số 0, bằng cách sử dụng các dữ liệu kinh tế được dự báo trước. Những dữ liệu này tập trung chủ yếu vào xu hướng tiêu dùng chung, nhu cầu của người tiêu dùng và những thông tin có liên quan khác.

Việc lập ra các con số doanh thu dự báo có thể tạo ra sự căng thẳng nội bộ. Nếu cơ cấu công ty là đánh giá và khen thưởng các nhà quản lý theo thành tích chỉ tiêu doanh thu đã lập ngân sách, thì họ có thể bị thôi thúc phát triển các chỉ tiêu doanh thu dè dặt, không thách thức, để họ dễ dàng đạt được. Kết quả của sự nới lỏng ngân sách này là doanh thu thực tế có khả năng sẽ cao hơn doanh thu được lập ngân sách. Như vậy, các nhà quản lý này có vẻ như đang thực hiện công việc rất hiệu quả.

Tình trạng hạn chế trong sản xuất (khả năng có sẵn những người có năng lực cho các hãng dịch vụ và khả năng sản xuất cho các nhà sản xuất) có thể ảnh hưởng đến ngân sách doanh thu. Ví dụ, nếu nhu cầu bán hàng được mong đợi vượt quá khả năng sản xuất và phân phối của công ty, thì ngân sách doanh thu phải được điều chỉnh để phù hợp với tình trạng hạn chế trong sản xuất hơn là với nhu cầu thực tế của thị trường. Nếu không thì ngân sách phải bổ sung thêm tiền để xây dựng khả năng cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu.

Bước 2: Tính toán giá hàng bán dự kiến. Sau khi đã lập ngân sách doanh thu, các nhà quản lý có thể triển khai ngân sách về giá vốn hàng bán. Tổng số đơn vị sản phẩm cần sản xuất sẽ tạo cơ sở để xác định các chi phí trực tiếp, bao gồm nhân công và nguyên vật liệu. Trong ví dụ trên, bộ phận Giá treo Nhánh gạc tính chi phí nhà máy gián tiếp hay chi phí hành chính như một phần trong ngân sách giá hàng bán. Hãy nhớ rằng ở đây doanh số bán hàng được lập ngân sách tăng 4,4% lên 1.282.250 USD.

Bước 3: Tính toán các chi phí dự kiến khác. Các chi phí ngoài sản xuất khác bao gồm những chi phí phát sinh cho nghiên cứu và phát triển, thiết kế sản phẩm, tiếp thị, phân phối, dịch vụ khách hàng, và quản lý hành chính. Đối với bộ phận Giá treo Nhánh gạc, chỉ những chi phí hành chính và liên quan đến việc bán hàng mới được lập thành ngân sách các chi phí khác.

Bước 4: Tính toán các thu nhập dự kiến khác. Cuối cùng, bạn có thể tính toán báo cáo thu nhập dự toán. Sự khác biệt giữa doanh số mong đợi và chi phí dự kiến dẫn đến thu nhập hoạt động dự kiến. Các nhà quản lý của bộ phận Giá treo Nhánh gạc cung cấp báo cáo thu nhập dự kiến của bộ phận cho ban lãnh đạo Công ty Amalgamated để ban lãnh đạo có thể xác định xem ngân sách của bộ phận này phù hợp như thế nào với ngân sách tổng thể và toàn bộ các mục tiêu chiến lược của công ty.

Bước 5: Triển khai các tình huống thay thế khác. Việc thử nghiệm các tình huống khác nhau là việc lặp đi lặp lại quy trình dự thảo ngân sách theo cách đặt giả thuyết “điều gì sẽ xảy ra nếu…”. Sự thay đổi trong một lĩnh vực sẽ ảnh hưởng đến kết quả mong đợi như thế nào? Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta tăng quảng cáo? Điều đó sẽ làm tăng doanh số lên bao nhiêu? Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên bộ phận Giá treo Nhánh gạc quyết định đình công? Làm thế nào chúng ta có thể kết hợp rủi ro đó vào bản dự thảo ngân sách?

Ví dụ, cấp quản lý Công ty Amalgamated có thể quyết định chuyển đổi chiến lược từ việc tăng lợi nhuận sang phát triển dòng sản phẩm mới ở bộ phận Giá treo Nhánh gạc. Sau đó các nhà quản lý bộ phận này sẽ triển khai một tập hợp các số liệu ngân sách khác chỉ ra chi phí nghiên cứu và phát triển sẽ làm giảm thu nhập hoạt động đã lập ngân sách hiện tại. Một giải pháp khác là các nhà quản lý bộ phận Giá treo Nhánh gạc này có thể quyết định chấp nhận đấu thầu từ một nhóm nhà cung ứng mới để giảm chi phí nguyên vật liệu và tăng thu nhập hoạt động đã lập ngân sách.

Dự thảo ngân sách tài chính

Sau khi các nhà quản lý hoạt động đã triển khai ngân sách hoạt động (hay báo cáo thu nhập dự toán) của mình, các nhà quản lý tài chính sẽ lập kế hoạch về số vốn cần thiết để hỗ trợ những ngân sách hoạt động đó. Chẳng hạn, bạn không thể dự báo tăng 10% doanh số mà lại không lập một kế hoạch song song về vốn lưu động phụ trội và các khoản đầu tư khác cần phải có nếu thực hiện khoản tăng dự kiến này. Ba ngân sách khác sẽ được triển khai là:

1. Một ngân sách tiền bao gồm số tiền ước tính từ các hoạt động cũng như các nguồn tiền khác (khoản phải trả, vay nợ, hay vốn chủ sở hữu). Ngân sách tiền này dự báo và lập kế hoạch cho mức độ và thời gian của dòng tiền mặt thu và chi.

2. Một kế hoạch đầu tư tài sản hoạt động đảm bảo có đủ vốn cho tài sản như hàng tồn kho và các khoản phải thu.

3. Một kế hoạch đầu tư vốn lập ngân sách cho các khoản đầu tư đề xuất cho tài sản có lợi ích lâu dài như các chi phí bất động sản, nhà máy và trang thiết bị cùng những chương trình nghiên cứu và phát triển kéo dài.

Những kế hoạch tài chính này hỗ trợ các mục tiêu chiến lược của tổ chức bằng cách hoạch định cho cả nhu cầu tài chính ngắn hạn (ngân sách tiền) và dài hạn (kế hoạch đầu tư vốn). Những kế hoạch này được trình bày trong bảng cân đối kế toán dự toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán để tạo ra bức tranh hoàn chỉnh về vị thế tài chính mong đợi của tổ chức trong suốt thời kỳ ngân sách.

Ngân sách tiền đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản lý tài chính của công ty vì nó chỉ ra sự thiếu hụt hay thặng dư tiền trong từng thời kỳ (thường là các tháng). Không doanh nghiệp nào có thể chịu sự thâm hụt tiền vì công ty sẽ không thể thanh toán các hóa đơn khi chúng đến hạn. Ngân sách tiền được trình bày trong bảng 5-3 là ngân sách tiền được đơn giản hóa của một công ty trong thời kỳ năm tháng (tháng 1 đến tháng 5). Hãy chú ý rằng bản dự thảo ngân sách này đồng nhất tất cả các dòng tiền thu và chi cho mỗi tháng. Cân đối tiền cuối kỳ của một tháng đã định trở thành cân đối đầu kỳ cho tháng sau. Như vậy, khoản cân đối cuối kỳ 220 USD của tháng 12 trở thành cân đối tiền đầu kỳ của tháng 1. Bằng cách cộng khoản dư (hay thiếu) hàng tháng với khoản cân đối tiền đầu kỳ, ngân sách sẽ tìm được khoản cân đối cuối kỳ của tháng. Nhìn xuống hàng dưới cùng bạn sẽ thấy thời điểm doanh nghiệp gặp phải tình trạng thâm hụt tiền, như những gì xảy ra vào tháng 4 và lớn hơn vào tháng 5. Các công ty kinh doanh phụ thuộc mùa vụ như sản phẩm nông nghiệp, may mặc, sản xuất ván trượt tuyết… thường trải qua những biến động lớn về các khoản cân đối tiền cuối kỳ.

Trong suốt những tháng thặng dư, các nhà quản lý tài chính lưu trữ tiền dưới dạng hưởng lãi suất như các phiếu tiết kiệm ngắn hạn, hối phiếu thương mại hay trái phiếu kho bạc. Khi tình trạng thặng dư biến mất, họ chuyển những khoản tiền này thành tiền mặt và rút theo các hạn mức tín dụng cũng như vay vốn ngân hàng ngắn hạn để loại trừ bất kỳ sự thiếu hụt tiền mặt nào. Các doanh nghiệp hoạt động theo mùa vụ và theo chu kỳ sử dụng các thời kỳ có nhiều dòng tiền thu vào để trả các hạn mức tín dụng và để xây dựng vị thế trên thị trường tiền tệ bằng cách đề phòng cho chu kỳ tiêu tốn tiền sắp đến.

Sau đây là một số bước để xây dựng ngân sách tiền của chính bạn:

1. Cộng thu. Hãy xác định các khoản thu dự kiến, tức là các khoản phải thu từ khách hàng và các nguồn khác, sẽ đi vào tài khoản tiền mỗi thời kỳ. Các khoản phải thu tiền có thể dao động trong suốt thời kỳ ngân sách. Ví dụ, nhiều cửa hàng bán lẻ mong nhận được hầu hết các khoản thu của họ trong mùa lễ hội.

2. Trừ chi. Dựa trên hoạt động dự kiến, hãy tính xem sẽ phải cần bao nhiêu tiền để trang trải các khoản chi, tức các khoản phải thanh toán tiền, trong suốt thời kỳ. Các khoản chi có thể bao gồm tiền thanh toán nguyên vật liệu, tiền lương, thuế… Một số khoản chi tiêu này có thể phân bổ đều trong suốt thời kỳ ngân sách, nhưng một số khoản như tiền lương và chi phí nguyên vật liệu có thể thay đổi trong quá trình sản xuất.

3. Tính toán thặng dư hay thiếu hụt tiền. Để tính toán thặng dư hay thiếu hụt tiền mặt cho một thời kỳ, hãy trừ các khoản chi từ tổng số cân đối tiền đầu kỳ và các khoản thu dự kiến trong suốt thời kỳ đó.

4. Cộng vào cân đối tiền đầu kỳ. Khoản cân đối tiền đầu kỳ này chính là khoản cân đối cuối kỳ trước. Bằng cách cộng vào khoản thặng dư hay thiếu hụt tiền, bạn có được cân đối cuối kỳ mới.

5. Xác định khoản cấp vốn cần thiết. Cân đối cuối kỳ sẽ là số dương hoặc âm. Cân đối dương cho thấy bạn có đủ tiền để trang trải hoạt động trong suốt thời kỳ đó. Cân đối âm cho thấy công ty phải triển khai một kế hoạch cấp vốn cho khoản thâm hụt từ các nguồn khác, chẳng hạn như vay ngân hàng. Việc thanh toán lại bất kỳ khoản vay nào như thế phải được phản ánh trong các dòng tiền chi của các thời kỳ ngân sách tiếp theo.

Nguồn: Tài chính dành cho người quản lý - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Ngan sach tong the
Việt Báo
contentlength: 21209
Chia sẻ
Bấm ngay
Đăng Ký xem video hay mới nhất

Video nổi bật

2 bò đực nặng nửa tấn cùng lăn ra chết sau cú húc khốc liệt
00:00 / --:--

Bài được quan tâm

VẤN ĐỀ VăN HóA NÓNG NHẤT

Whitney Houston doi va nghiep

Whitney Houston: đời và nghiệp

Whitney Houston đã đột ngột qua đời , hãy vào đây để tổng kết lại những thăng trầm, scandal trong cuộc đời và sự nghiệp của Whitney..